Der Kunde hatte Scan-Hardware und Capture-Software im Einsatz. Zum eindeutigen Zuordnen der einzelnen Dokumente wollte er sich eine Lösung programmieren lassen, die Barcodes für die einzelnen Dokumenttypen zu einem Vorgang generiert, die dann auf die entsprechenden Dokumente geklebt werden können.
intelligent lösen
konkrete to-do´s
Sinnvolle Lösung zu bestehenden Systemen planen.
Der Kunde wollte sich durch einen Partner eine Datenbanklösung programmieren lassen, deren Aufgabe es war die Barcodes zu den Dokumenten und Vorgängen zu generieren und zu verwalten. Als Vorschlag wurde ein Konzept vorgeschlagen, welches nicht nur Barcodes verwaltet, sondern weitere Funktionen bereithält. Die Barcodes standen dabei im Hintergrund, da diese in dem System nur zweitrangig für eine spätere Suche des Originaldokumentes sind. Die angebotene Lösung hieß DocuWare. Die Kosten beliefen sich in ähnlichem Maße mit mehr Funktionen und breiteren Einsatzmöglichkeiten wodurch ein hoher Investitionsschutz gewährleistet werden konnte.
Die Lösung sah einen Scan mit der bestehenden Hardware vor, eine Vorindexierung mit der bestehenden Capture-Software und die Nachindexierung und Ablage mit DocuWare. Dabei konnten die internen Dokumente vollautomatisch indexiert werden und die externen Dokumente mit Hilfe von Intelligent Indexing von DocuWare eine teilautomatische Verschlagwortung vorgeschlagen werden. Die zusammenhängenden Dokument konnten nach unterschiedlichen Kriterien wie z.B. Vorgangsnummer, Dokumentdatum oder Dokumenttyp gruppiert werden.
Zusätzlich wurde ein Rechnungsprüfungsprozess eingerichtet, der die internen Freigaben abbildete und zwei Export-Dateien (DATEV- und SEPA-Format) erzeugte, die in das Buchhaltungssystem des externen Steuerberaters und in das Bankprogramm importiert werden konnten. Somit war auch da keine Doppeleingabe mehr nötig.
Analyse und Erarbeitung der Anforderungen des Kunden in einem Workshop
Erarbeitung des Konzeptes mit bestehenden Systemen und der Software DocuWare
Implementierung der Lösung
Tests, Schulung und Anpassungen der Konzeptlösung
Produktivsetzung und Projektabschluss
was hat sich verbessert?
Effiziente Verknüpfung bestehender Systeme
Einheitliche Zuordnung von Dokumenten und Informationen
Minimierung von Mehrfacheingaben durch Schnittstellen
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